Identificar, leer e influenciar stakeholders es una de las habilidades más relevantes en la industria hoy. Sin embargo, no todos los programas de MBA o formaciones en liderazgo realmente nos preparan para hacerlo de manera correcta y efectiva.

En este blogpost te compartimos algunas claves para leer a los stakeholders, identificar sus necesidades y motivadores, y manejarlos de la manera correcta. Idealmente, después de leer este post tendrás herramientas que te ayudarán a mejorar tu relación con los stakeholders y a generar una mayor influencia en tru trabajo.

1. ¿Quiénes son los stakeholders?

En cualquier proyecto o tarea en la que nos embarquemos dentro de nuestro trabajo, nos vamos a encontrar con personas que están involucradas en el desarrollo del proyecto, así como otras que no lo están, pero tienen intereses de que este se ejecute.

Estas personas son importantes para el desarrollo del proyecto, ya que el éxito del proyecto depende de la satisfacción de las necesidades de sus stakeholders. Por eso, es fundamental, que, como dueños de un proyecto en específico, logremos identificar y manejar a estos stakeholders de manera correcta.

1.1. Traen experiencia al proyecto

Los stakeholders, tanto internos, como externos son fundamentales para cualquier proyecto ya que traen información y experiencia adicional a la ejecución.

Haciéndolos parte participativa del proyecto, nos ayuda a usar su conocimiento y experiencia para lograr mejores resultados. Además, nos ayudan a sensibilizarnos sobre aspectos que, dentro de la organización, pueden no ser evidentes.

1.2. Pueden ayudar a identificar riesgos

Con una participación activa de los stakeholders logramos tener una perspectiva más amplia y variada sobre el problema que estamos solucionando.

Es nuestra responsabilidad lograr que los stakeholders se sientan involucrados, escuchados y atendidos, de manera que los posibles riesgos u obstáculos que ellos identifiquen en la ejecución sean atendidos a tiempo.

1.3. Ayudan a contener el proyecto

Apoyarse de los stakeholders también es una forma de contener los límites del proyecto. Al juntar las diferentes posiciones, se hace más evidentes las necesidades de unos y otros. Esto permite sensibilizar a las partes y lograr un resultado funcional para varios interesados.

2. ¿Cómo identificar a los stakeholders?

No es sólo cuestión de saber quién puede estar interesado en el proyecto, sino de identificar cuáles son las motivaciones que lo traen a participar. Por eso, como dueños de los proyectos necesitamos entender, por un lado, quiénes son nuestros interesados, cuál es su nivel de influencia y cuáles son los objetivos que tienen con el proyecto en particular.

2.1. Crea un mapa de stakeholders

El primer paso para lograr una identificación exitosa de los stakeholders es crear un mapa de ellos. Saber quiénes son, cuáles son sus nombres, sus roles y sus equipos.

Esto nos ayudará a entender en dónde están situados, cuál es su nivel de influencia y cómo deberían ser informados sobre el progreso del proyecto.

Una vez tengas el mapa de los stakeholders compártelo con tu equipo de trabajo y explícales cuáles son sus niveles de influencia para poder priorizar los entregables del proyecto.

2.2. Identifica cuáles son sus motivaciones

Entender las motivaciones de nuestros stakeholders nos brinda la posibilidad de generar empatía con ellos y sus necesidades.

Para esto, puedes crear una matriz en donde identifiques cuáles son los objetivos macro y micro de cada uno de estos stakeholders. Esta claridad ayudará a que seamos más explícitos en la forma en la que estamos dando solución a los problemas específicos que tienen.

2.3. Identifica objetivos relacionados

Al conocer a tus stakeholders notarás que algunos de ellos tienen necesidades parecidas o que se cruzan con las de otros stakeholders. Identifica los patrones más importantes en estas necesidades y busca comunicarlos, de tal manera, que puedas dar atención y servicio a múltiples interesados al mismo tiempo.

Pro-tip

Hacer entrevistas es una gran forma de generar un mejor entendimiento de las necesidades de tus stakeholders. Para esto, puedes diseñar un cuestionario en el que preguntes sobre sus necesidades, expectativas y experiencia hasta ese momento con el problema en cuestión.

3. ¿Cómo manejar a los stakeholders de manera efectiva?

El manejo de stakeholders es fundamental para cualquier posición en una empresa tradicional o una start-up. Al final, todas las interacciones laborales son relaciones sociales que se deben cultivar para generar mejores dinámicas.

Por eso, es necesario que tengamos claras cuáles son las estrategias que nos pueden ayudar a establecer buenas relaciones con nuestros stakeholders y que, al final, logremos alcanzar los objetivos del proyecto y los de cada uno de los interesados.

3.1. Desarrolla empatía

Conocer a nuestros stakeholders es fundamental para entender sus motivaciones y necesidades. Tener espacios de conversación tanto en uno-a-uno, como en sesiones grupales, nos dará una perspectiva más clara sobre lo que ellos quieren alcanzar y cuáles son las razones por detrás de esos objetivos.

Sé empático con tus interesados y demuéstrales que tu misión también es cumplir con sus objetivos a través del proyecto que estás ejecutando.

3.2. Involucra a tus stakeholders

Desde la concepción y definición de las soluciones, es necesario que los stakeholders estén involucrados en las decisiones que se toman y las razones por las que esto pasa.

En ese orden de ideas, no sólo entiende las necesidades de tus interesados, sino que manténlos al tanto sobre las definiciones, tiempos de ejecución, y expectativas generales del proyecto.

3.3. Establece canales de comunicación claros

Llevar un proyecto es una de las tareas más complejas que pueden haber dentro de una compañía. Por eso, la comunicación con todos los stakeholders, tanto internos, como externos es fundamental para lograr una alineación constante entre todos los interesados.

3.3.1. Establece canales únicos de comunicación: Mantén la comunicación centralizada en un solo canal.

3.3.2. Establece reglas de comunicación: Ten claridad sobre las reglas de comunicación y aplícalas dentro de un mismo canal. Comunica estas reglas a tus interesados y asegúrate de que las cumplan.

3.3.3. Define una cadencia de comunicación: Procura comunicarte con una misma cadencia, de manera que tus stakeholders no sientan que la información sobre el proyecto es limitada.

3.3.4. Informa sobre cambios relevantes: Si te encuentras con un cambio relevante en el proyecto, es fundamental que tus stakeholders lo entiendan y luego no sea una sorpresa para ellos.

3.4. Sé transparente sobre los alcances del proyecto

Muchas veces nos encontramos con que un stakeholder tiene expectativas incorrectas sobre el proyecto que estamos llevando. Asegúrate de dar la información incompleta y de preguntar si todo lo referente al proyecto está claro para todos los involucrados.

3.5. Maneja los cambios con precaución

Aunque en todos los proyectos vamos a enfrentar cambios, la realidad es que estos no siempre van a ser bienvenidos por todos los interesados. Por eso, es muy importante que se defina un proceso de manejo de cambios y una estrategia de comunicación para los mismos.

Siempre asegura que todos los interesados saben qué, cómo y cuándo van a ocurrir las tareas del proyecto.

Conclusión

El manejo adecuado de los stakeholders marcará la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido. Para cualquier rol es fundamental ser capaces de desarrollar habilidades básicas de manejo de proyectos, de comunicación y atención a stakeholders.

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