Las reuniones de trabajo son y siempre han sido uno de las inversiones en tiempo y dinero más grandes que hacen las empresas. Sin embargo, tener reuniones eficientes, cortas y realmente útiles puede ser todo un reto. En este blog post te contamos cómo puedes planear y ejecutar reuniones más eficientes y que lleven a tu equipo a una mejor ejecución.

En Wannabe nos esforzamos por tener reuniones que tengan un alto impacto en la dinámica de trabajo de nuestro equipo. Es importante ser honestos y reconocer cuándo una reunión no es eficiente o valiosa para una o varias personas. Damos feedback sobre las sesiones y tratamos de mejorar nuestra preparación junta tras junta.

¿Cuál es el costo de tener reuniones ineficientes?

Aunque en muchas empresas hay una tendencia muy fuerte a tener reuniones con la intención de alinear, aclarar o llegar a acuerdos. La realidad es que muchas de estas sesiones es tiempo desperdiciado que agota a tu equipo y les quita la oportunidad de usar su tiempo de manera más eficiente.

1. Es costoso

Imagina que contrataste a un Product Manager que te cuesta 6K USD al mes. Esta persona tiene ideas valiosas y conoce muy bien sobre cómo estructurar y desarrollar el producto de una forma ineficiente. Sus habilidades de comunicación son valiosas y su influencia sobre el equipo, incomparable.

¡Pero! Este Product Manager pasa 6 de sus 8 horas de trabajo diarias en reuniones de planeación, discusión y rebote de ideas. De esas 6 horas, su participación activa y valiosa en las sesiones es del 30%. Es decir, cuatro, de las seis horas en las que está participando en las sesiones, son tiempo que esta persona no utiliza de manera efectiva.

Si ponemos esto en contexto, podríamos asumir que el costo de esas horas ineficientes es de unos 3000 dólares mensuales, ya que es el 50% del tiempo total de este profesional.

Ahora, imagina que tienes 5 o 10 Product Managers en la misma situación. Estaríamos hablando de 15.000 a 30.000 USD mensuales no utilizados.

2. Es agotador

Una de las quejas más comunes de los empleados es la “reunionitis”, esta enfermedad que tienen algunas empresas en donde todo se resuelve o depende de una reunión. A veces, la broma que hacemos es “otra vez en… esta reunión pudo ser un email…”.

Este tipo de juntas hace que el equipo se sienta sub-utilizado, cansado y que su moral baje, lo que, al final, va a impactar su desempeño en las cosas que realmente importan.

3. Te hace más lento

Cuando un equipo depende de múltiples reuniones, su proceso de toma de decisiones siempre se ve afectado. Es muy difícil para el equipo tomar una decisión y ejecutarla de manera que puedan aprender y mejorar.

La tendencia a tener reuniones nos hace caer en una enfermedad llamada “parálisis por análisis”. El equipo se siente incapaz de avanzar a menos de que tenga la aprobación de todos los involucrados.

Esto finalmente se traduce en que tu compañía no pueda actuar e iterar rápidamente.

4. Empeora el trabajo en equipo

Las reuniones ineficientes, especialmente aquellas en donde sólo un par de personas participan y las demás escuchan, hacen que el equipo sienta que no tienen voz, ni voto en la toma de decisiones.

Esta sensación hace que el equipo se limite a escuchar y a ejecutar sin necesidad de cuestionar o proponer otras soluciones.

Como consecuencia, el equipo deja de ser proactivo y propositivo. Lo que muy probablemente hace que tus mejores jugadores tiendan al agotamiento y a la no participación.

5. Genera más reuniones

Las reuniones ineficientes se vuelven una serie de eventos desafortunados. Comenzamos con reuniones sin estructura que hacen que los participantes no entiendan el objetivo de la misma, ni su rol en ellas. Esto, inevitablemente, hace que la reunión se vuelva un espacio para planear otra reunión en la que sí se van a tomar acciones.

Una vez esta planeación ocurre, pasamos a tener una nueva reunión en donde se hace un repaso sobre los temas importantes y se discuten las diferentes perspectivas. En esta sesiones logramos contextualizar al equipo, pero nos damos cuenta de que hubo personas que no fueron involucradas y necesitamos abrir otro espacio para ellas.

De esta forma, vamos haciendo que avancemos a un paso muy lento y que una decisión, que podría parecer simple, se demore tres o cuatro sesiones para que sea tomada.

¿Por qué tenemos tantas reuniones ineficientes?

Aunque es muy común tener este tipo de reuniones en nuestras compañías, lo cierto es que, a veces, no entendemos por qué tenemos tantas reuniones tan ineficientes. Y es que pueden ser grandes razones, o pequeñas cosas que sumadas hacen que perdamos el valioso tiempo que tenemos.

1. Llegamos tarde

A medida que nos unimos a más y más reuniones, nuestra agenda empieza a correrse y tenemos un retraso que se va acumulando reunión tras reunión.

Aunque a veces son un par de minutos, sumados pueden ser horas a la semana o días en un año. Por eso, es importante respetar los tiempos nuestros y de los demás.

2. No tenemos un objetivo

Es común llegar a una reunión sin tener claridad sobre lo que se espera de nosotros y cómo deberíamos responder dentro de la sesión. Eso hace que nos quedemos callados, esperando a ver cómo podemos aportar.

3. No entendemos nuestro papel en la junta

Si no tenemos la oportunidad de entender por qué, cómo y con qué fin estamos participando en una sesión, esta, muy probablemente, va a ser un tiempo perdido.

4. No hay una agenda clara

Las agendas son básicas para saber qué acciones tomar dentro de las sesiones. Al no tenerlas, llegamos con expectativas abiertas y no sabemos cómo se va a invertir el tiempo.

5. Espacios de multitarea

Muchos empleados entran a las sesiones sin tener idea de qué va a pasar, por eso, muchos deciden usar las juntas para hacer otras cosas no relacionadas con el tema de la sesión. Al final, estas personas no participan de la reunión y, muy probablemente, no se enteran sobre lo que pasó. Lo que genera que haya otras sesiones y espacio para aclarar dudas.

¿Cómo hacer reuniones más efectivas?

Con este contexto, vemos que tener reuniones más efectivas es imperativo para cualquier compañía. Es necesario que desarrollemos una cultura de respeto por el tiempo y aprovechamiento de los recursos, para lograr un mejor impacto en las actividades del día a día, y en el largo plazo, los objetivos de nuestra compañía. Pero, ¿cómo podemos lograrlo?

1. Exige un objetivo y una agenda

Cuando recibas una invitación para una sesión, pide al organizador que comparta contigo el objetivo y agenda de la junta. De esta manera, puedes prepararte y decidir si tu presencia es realmente necesaria en esa sesión.

2. Prepara tu sesión

Si ya conoces el objetivo, asegúrate de entender cuáles son las áreas en las que puedes aportar. Asegúrate de tener el contexto completo para poder aportar en la sesión.

3. Invita a menos personas

Las reuniones con muchos invitados se convierten en sesiones en donde dos o tres personas conversan sobre un tema, y los demás escuchan, sin participar en ellas. Asegúrate de que invitas a las personas que pueden aportar algo y pídeles que compartan la información con las personas interesadas.

4. Llega a tiempo

Respeta tu tiempo y el de los demás. Asegúrate de que comienzas y terminas las reuniones dentro del tiempo. Puedes, incluso, tratar de terminar antes para que puedas tomar agua, ir al baño o prepararte para la siguiente.

5. Sal de la sesión si no estás aportando

En ocasiones nos quedamos en sesiones en las que no aportamos nada porque sentimos que puede ser grosero salir sin dar una explicación. Pero, lo cierto es que nuestro tiempo es valioso y no podemos gastarlo en reuniones que no nos afectan o no nos traen un beneficio.

Si sientes que estás perdiendo tu tiempo, sal de la sesión y haz otra tarea.

En conclusión, el aprovechamiento de las sesiones es tanto de quien las organiza, como de quien participa en ellas. Ser conscientes y consistentes con el aprovechamiento de nuestro tiempo es fundamental para mantenernos motivados, participativos y creativos.

6. Enfócate

Cuando tengas claro que tu participación en una sesión es, de verdad, necesaria, haz tu mejor esfuerzo porque tu tiempo dentro de esa sesión tenga un valor agregado para ti y las personas que te acompañan.

• Participa activamente

• Escucha a los demás

• Haz preguntas

• Identifica bloqueos

• Propón soluciones

• Define una lista de acciones pendientes

Pro-tip:

Asegúrate de que tus reuniones son lo más cortas posibles. Usualmente, puedes mantener la atención de tu audiencia por 30 minutos o menos, así que ve directo al punto, sé claro y alinea las expectativas.

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