Las reuniones de uno-a-uno se han convertido en una de las principales herramientas que tienen los managers y sus reportes directos para establecer una relación más cercana.

Sin embargo, aunque son muy necesarias e importantes, en ocasiones no sabemos cómo desarrollar sesiones que sean valiosas para los miembros del equipo.

En este blog post te contamos porqué los sesiones de uno-a-uno son tan importantes y cómo puedes aprovecharlas mejor.

¿Cuál es el propósito real de las reuniones de uno-a-uno?

Lo primero que debemos entender como líderes es que los un-a-unos son sesiones para nuestros reportes directos. Con esto, queremos decir que no son espacios para que el líder se desahogue o aborde sus propios obstáculos.

Con esto claro, las sesiones de uno-a-uno pueden tener diversos propósitos. Existen, al menos, nueve objetivos para los que pueden servir las sesiones de uno-a-uno:

1. Desarrollar confianza con nuestros colaboradores

Los uno-a-unos son espacios en los que podemos tener conversaciones difíciles o privadas con nuestros colaboradores. Construye un espacio que te ayude a que los miembros de tu equipo se sientan escuchados y puedan expresarse sobre temas que son difíciles.

2. Generar un espacio seguro para hacer preguntas

Un uno-a-uno es un lugar perfecto para tocar temas que pueden ser incómodos de tratar en público. Dale espacio a tus reportes para que te cuenten sobre cosas que los hacen sentir inseguros.

3. Desbloquear al equipo

Es fundamental que un uno-a-uno sea la oportunidad para ayudar a tus reportes. Si sienten que además de contarte cosas o darte updates, pueden recibir ayuda de tu parte, el uno-a-uno se va a convertir en un espacio de trabajo en equipo.

4. Intercambiar feedback

Aunque el uno-a-uno es un espacio para tu reporte, también es un momento en el que esa persona puede compartir feedback contigo sobre cómo ser un mejor líder para ellos. Haz preguntas sobre cómo puedes mejorar y guiarlos más.

5. Identificar y atacar problemas proactivamente

Durante los uno-a-unos puedes pedirle a tu reporte que te cuente sobre los obstáculos y los problemas que están enfrentando. Ayúdales a encontrar soluciones o incluso asume tareas para que ellos puedan hacer mejor su trabajo.

6. Hacer preguntas sobre las dinámicas del equipo

Sé explícito sobre lo que esperas de tu equipo y cómo esperas que lo cumplan. Cuando definas una lista de tareas, sé claro sobre cómo esperas que se hagan las cosas y sé directo, de manera que tus reportes no fallen cuando entreguen sus proyectos o tareas.

7. Revisar objetivos y OKRs

El trabajo de un líder es mantener a nuestros reportes alineados en lo que tienen que lograr. Ayúdales a ver cómo lo que hacen se enmarca en los objetivos de la empresa y los personales que ellos han definido.

8. Hacer sesiones de coaching con nuestros reportes

Identifica qué quiere lograr profesionalmente tu reporte y dale espacio dentro de los uno-a-unos para que cómo está alcanzando esos objetivos a través de lo que hace en su trabajo del día a día.

9. Evaluar y definir prioridades

Entiende cuáles son las tareas que tienen tus reportes y lo que pueden o no lograr en un tiempo determinado. Ayúdales a encontrar cuáles son las tareas con mayor impacto, determina un order de prioridad y comunícalo con la organización.

No tienes que tratar todos los temas en las sesiones, pero considera cada uno para aprovechar tus uno-a-unos mucho más con tu equipo.

¿Cómo preparar una sesión de uno-a-uno?

Las sesiones de uno-a-uno deben ser preparadas, tanto por el líder como por el reporte directo. La falta de preparación va a generar una probable pérdida de tiempo tanto de un lado como del otro. Aquí te compartimos algunos tips para que puedas llevar tus sesiones de uno-a-uno de manera eficiente:

1. Identifica un propósito

Antes de la sesión del uno-a-uno pídele a tu reporte que te diga qué objetivo tiene con esta reunión. Si por alguna razón, no se ha considerado un objetivo por parte de tu reporte, evalúa qué puedes atacar tú como su líder.

Justamente, puede ser un espacio de feedback, de alineación o de coaching con este miembro del equipo. Esto quiere decir que si la persona no tiene un propósito definido, es tu responsabilidad aprovechar la sesión para trabajar en las áreas que veas necesarias.

1.1. ¿Cómo ayudar a tu reporte a preparar su uno-a-uno?

Puede que tu reporte aún no se sienta preparado para definir una agenda o un propósito para la sesión. Es normal que aún no se tenga esa claridad de su parte.

Como su líder, puedes compartirle la lista de temas que mencionamos anteriormente y ayudarle a escoger cuáles serían los temas más importantes para tratar en la sesión.

Una vez se tenga esa claridad, es posible que nuestro reporte defina sus propias preguntas o subtemas para abordar en la sesión y los comparta con nosotros previamente.

2. Define una agenda y compártela al inicio de la sesión

A partir del objetivo que se hayan planteado, es necesario definir una agenda. Si es un espacio de 30 minutos puedes dividir el espacio de la siguiente forma:

• Saludo y conversación informal: 3 minutos

• Tema principal de la sesión: 15 minutos

  • Contexto

  • Preguntas

  • Implementa la metodología GROW - Cómo solucionar el problema

• Seguimiento a temas importantes: 5 minutos

• Bloqueos o problemas: 5 minutos

• Cierre: 2 minutos

3. Separa un espacio para conocer mejor a tu reporte

Este espacio es un buen momento para saber quién es tu reporte, qué lo motiva o cuáles son sus intereses. Al principio de la sesión puedes hacer preguntas sobre sus actividades del fin de semana o sobre su familia. Ten cuidado de no ser intrusivo, respeta los límites.

4. Prepara preguntas

Si tu reporte tiene un propósito específico para la sesión, entonces, es necesario que prepares preguntas que te ayuden a entender el problema que quieren solucionar.

Asegúrate de entender cuál es el problema, la razón por la que se generó y las personas que han estado involucradas. Entiende de qué manera ha afectado a tu reporte y cómo esto ha podido afectar su desempeño.

5. Haz seguimiento a temas importantes

Aunque el uno-a-uno puede ser específicamente para resolver un problema, también es un espacio para entender en qué está trabajando tu reporte y tener una actualización general de lo que se está haciendo.

Dale un espacio al seguimiento de los proyectos e identifica si existen problemas o bloqueos en los que puedas ayudar.

Además, ten en cuenta los temas que se trataron en el uno-a-uno anterior y da seguimiento sobre ellos.

6. Identifica bloqueos y obstáculos

Una de las responsabilidades más importantes de un líder es poder habilitar a sus reportes ayudando a desbloquear tareas o procesos, o buscando soluciones para los diversos obstáculos. Separa un espacio en la sesión para que tu reporte te cuente cómo le puedes ayudar y asegúrate de tomar acción al respecto.

En Wannabe te ayudamos a encontrar el mejor talento para todos las posiciones que buscas en ingeniería, producto y diseño.

Conoce Wannabe